Zustellbarkeit ist ein sehr breit gefasster Begriff und beinhaltet alle für den Zustellungs-Prozess relevanten Komponenten. Zustellbarkeitsprobleme entstehen beispielsweise wenn eine E-Mail-Adresse nicht mehr existiert oder das Netzwerk des Empfängers vorübergehend auf Grund von Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung steht. Eingehende E-Mails werden vom E-Mail-Programm des Empfängers (wie z.B. Yahoo!Mail oder der firmeneigenen Software) kontrolliert. Sie werden entweder als Spam gelöscht, gelangen in den Posteingang des Empfängers oder landen in dessen Spam Ordner. Dieser automatisierte Kontrollprozess ist nicht perfekt, daher passiert es immer wieder, dass eigentlich legitime Marketing Nachrichten als Spam eingestuft und somit einfach gelöscht werden. Ein viel diskutierter Punkt in Verbindung mit Zustellbarkeit. Hier nun Erläuterungen zu sieben entscheidenden Faktoren dieses Bereiches:
1. Anti-Spam Technologien und Filter Unter Anti-Spam Technologien versteht man den automatischen Prozess des Kontrollierens von eingehenden E-Mails mit der Intention ungewollte E-Mails, sogenannten Spam, von den legitimen, gewollten E-Mails auszusortieren. Spam Filter ordnen eingehende E-Mails anhand von ausgewählten Spam-Kriterien in bestimmte Kategorien ein. Erfüllt eine E-Mail eine gewisse Anzahl dieser Kriterien wird diese "herausgefiltert", d.h. gelöscht oder in den Spam-Ordner des Empfängers verschoben.
2. Spam Reports oder Beschwerden Die meisten Anbieter von E-Mail Programmen ermöglichen ihren Benutzern die manuelle Kennzeichnung von Spam-E-Mails durch einen Klick auf einen "Spam"-Button. E-Mail Softwareanbieter nutzen diese Beschwerden um ihre Filter weiter zu optimieren. Wenn ein Serviceanbieter, wie z.B. Windows Live Hotmail, feststellt, dass ein Aussender eine auffällig hohe Anzahl an Beschwerden erhält, wird dieser die Aussendungen des betroffenen Accounts unterbinden. 3. Blacklisten Eine Blackliste ist eine Liste mit "schlechten" Absendern. Diese beinhaltet Aussender, die Quellen von Spam sind, darunter insbesondere solche mit einer großen Anzahl an Beschwerden. Blacklisten werden von bestimmten Organisationen zu ihrem eigenen Gebrauch gehalten oder sind öffentlich zugänglich und werden von Firmen, die im Bereich E-Mail Zustellung tätig sind, genutzt. Wenn eine E-Mail eines sich auf einer Blackliste befindlichen Absenders bei einem Empfänger angelangt, wird diese umgehend als Spam gekennzeichnet und mit ihr dementsprechend weiter verfahren.
4. Whitelisten Wie schon aus dem Namen abgeleitet werden kann handelt es sich bei Whitelisten um das Gegenteil von Blacklisten, also um Listen von "guten" Absendern, die bekanntermaßen Quellen für legitim versandte E-Mails sind. Eine E-Mail, die von einem Whitlisten-Aussender versandt wurde, wird bevorzugt behandelt und umgeht so viele Spam Filter und Tests auf dem Weg zum Posteingang des Empfängers. Organisationen benutzen entweder ihre eigenen Whitelisten oder benutzen eine von Dritten verwaltete, öffentliche Liste.
5. E-Mail Zertifizierung Hierbei überprüfen Organisationen, die für die Akkreditierung von E-Mail-Versendern zuständig sind, den Qualitätsstandard des Sende-Verhaltens von E-Mail-Aussendern. Nach bestandener Überprüfung werden von diesen ausgesendete E-Mails zertifiziert. E-Mail Programme, wie z.B. Yahoo! Mail, und Anbieter von Anti-Spam Technologien arbeiten mit Zertifizierungsagenturen zusammen, so dass zertifizierte E-Mails bevorzugt behandelt werden.
6. E-Mail Authentifizierung Unter E-Mail Authentifizierung versteht man die Kennzeichnung von ausgesendeten E-Mails, so dass die empfangenden Systeme eindeutig und zuverlässig den Absender anhand dieser identifizieren können.
7. Vertrauenswürdigkeit des Absenders In der Vergangenheit wurde der Inhalt einer E-Mail unter die Lupe genommen, um zu entscheiden ob es sich dabei um Spam handelt oder nicht. Heutzutage hat sich das Augenmerk der Spam Identifizierung mehr und mehr zum Absender und dessen Sende-Verhalten hin verschoben. Beispielsweise wird einem Aussender, der eine geringe Anzahl an Beschwerden erhalten hat und grundsätzlich an aktuelle, existierende Adressen E-Mails aussendet, ein hoher Grad an Vertrauenswürdigkeit zugeteilt. Je höher der Grad an Vertrauenswürdigkeit ist, desto höher sind die Zustellungsraten.
